Аутсорсинг бухгалтерского учета достоинства и недостатки - Бухгалтерское Агентство ГРАВИТАЦИЯ

Аутсорсинг бухгалтерского учета достоинства и недостатки

Аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерского учета — (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг обычно передаются функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания*.

Достоинства:
Высвобождение финансовых ресурсов. Реальная экономия на организации работы Главного бухгалтера и бухгалтерской службы, специальных программ для бухгалтерии, повышении квалификации, мебели и канцтоварах при организации рабочих мест, специализированной литературе, да даже на аренде площади под рабочее место. Самое главное, что вы экономите на его заработной плате, с которой нужно платить НДФЛ и страховые взносы, которые в общей сложности могут составлять почти 50% от вознаграждения сотрудника;

В настоящее время вопрос найма профессионального бухгалтера за относительно невысокий гонорар стоит очень остро. Многие кандидаты претендуя на высокие заработные платы просто не соответствуют профессиональным требованиям, иные исходят из позиции личной выгоды и собственных интересов, пренебрегая интересами компании. Встречается и воровство, и саботаж бухгалтеров, но это явление скорее редкость. Однако, в таких случаях компании нечем защититься от недобросовестности бухгалтера, которого в большей степени защищает Трудовой Кодекс РФ, а вся полнота ответственности возложена на генерального директора компании. Аутсорсинг меняет это положение, вводя равноправие ответственности сторон, поскольку отношения между ними регулируется гражданским законодательством.

Действительно, аутсорсинг решает проблемы болезни, декрета, увольнения и даже смерти сотрудников бухгалтерской службы. Во всех этих случаях Вам незамедлительно предоставят нового, тогда как собственного сотрудника придется снова искать, собеседовать, возможно платить кадровым агентствам. Новый сотрудник должен будет вникнуть во все особенности учета, «притереться» с сотрудниками и руководителем, на что нужно не мало времени;

Специализированные организации, оказывающие комплекс услуг по ведению учета и обслуживанию организации имеют опыт постановки и ведения учета, основанный на универсальном понимании норм действующего законодательства, который можно легко преломить к конкретной отрасли с учетом индивидуальной специфики Вашего бизнеса. Помимо непосредственных услуг по ведению бухгалтерского учета клиентам могут быть предложены сопутствующие юридические, консультационные, а часто и аудиторские услуги. При этом поскольку услуги оказываются по принципу все в одном, клиент может рассчитывать на существенные скидки при получении дополнительных услуг.

Передача рисков совершения ошибки в учете и отчетности организации, ведущей бухгалтерский учет. Теперь не Вы отвечаете за ведение бухгалтерского учета и достоверность предоставленной отчетности, а специализированная организация. Соответственно и ответственность вы так же передаете и больше не боитесь штрафных санкций государственных органов. В случае претензий государственных органов всю полноту ответственности за совершение ошибок в бухгалтерском и налоговом учете несет организация осуществляющая учет. Те в свою очередь такие риски предпочитают страховать.;

Существует также возможность передать для ведения учета только некоторую учетную функцию или участок работы, весьма трудоемкий или вызывающий повышенный интерес. Чаще всего таким образом передают на ведение учет всех операций по начислению и выплате заработной платы или кадрового делопроизводства;

Недостатки:
В некоторых случаях между клиентом и компанией могут возникать конфликтные ситуации. В большинстве случаев это является следствием недопонимания, отсутствия четких правил работы, регламентированных договором. Причиной конфликта часто является невозможность клиентом вовремя предоставить первичные документы для своевременной их обработки, систематизации и учета. Высококвалифицированные компании, решают данную задачу правильной расстановкой приоритетов, когда интересы правильности ведения учета клиента ставятся выше собственных интересов. В таком случае компания пытается помочь клиенту получить документы у контрагентов, либо получить от клиента копии документов, с учетом получения оригиналов позднее. Профессиональные компании обсуждают с клиентом все возникающие ситуации по ведению учета, в конкретном случае, в соответствии с законодательством РФ, первичные документы могут быть приняты к учету позднее, на дату их получения от контрагента, на документе проставляется штамп «Получено» с текущей датой.

Другой недостатком в сотрудничестве с аутсорсинговой компанией является миф о недобросовестности таких компаний. Часто бывает так, что компания сталкивается с недостаточной квалификацией сотрудников в области ведения учета. Многие крупные компании, с целью увеличения прибыли поручают ведение учета клиентов молодым специалистам, которые не имеют достаточного опыта и знаний. Профессиональные компании могут себе позволить нанимать или держать в штате аудиторов внутреннего контроля, для систематического аудита бухгалтерского учета и отчетности клиентов, что является не маловажным фактором профессионализма компании и надлежащего отношения к клиентам.

Недоверие к аутсорсерам и проблемы конфиденциальности. В России сложилось мнение, что каждый субъект коммерческой деятельности является единственным и неповторимым, и все окружающие его организации враги и конкуренты. Здесь стоит отметить, что для самой организации, ведущей учет, ее деятельность является бизнесом, выраженном в четко регламентированном бизнес-процессе, при этом она не стремится стать конкурентом организации, в которой ведет учет. Имея доступ к бухгалтерской информации невозможно скопировать весь бизнес, который сопряжен с людьми, их деловыми связями, партнерскими отношениями и контрактами, наличием специализированного оборудования, знаний и умений. Задача аутсорсинга помогать организациям вести и развивать их бизнес, быть деловым партнером, тем профессиональным бухгалтером, который не бросит в сложной ситуации, который не заинтересован в краже или обмане, который всегда на страже интересов клиента, который заинтересован в профессиональном, долгосрочном сотрудничестве;

Относительная дороговизна качественных услуг. Бытует мнение, что профессиональный аутсорсинг это дорого. Многие компании работают с почасовой ставкой своих высококвалифицированных специалистом. Однако, даже в этом случае возможно снижение стоимости услуг для клиентов, путем передачи работы по обработке не сложных участков учета менее квалифицированным и дорогим специалистам, либо клиент нанимает таких специалистов самостоятельно, например бухгалтера для ввода первичной документации. Такой подход себя оправдывает. Не добросовестные компании могут злоупотреблять условиями заключенных с клиентами договоров, этим часто грешат наиболее крупные и уважаемые компании. Смысл такого подхода заключается в продаже клиенту услуг молодых сотрудников, которые только приобретают соответствующий опыт, под видом дорогих высококвалифицированных специалистов.

Как минимизировать возможные риски и сгладить недостатки:

Выбирать такую форму взаимодействия, при которой база 1С будет вам всегда доступна, это позволит контролировать процесс обработки первичной документации, избежать явных ошибок в регистрах учета, избавит от ситуации когда база 1С окажется в заложниках;

Документировать весь процесс общения с бухгалтерской организацией контрольными e-mail;

В случае если оказываемые вам услуги тарифицируются по табелям учета рабочего времени или зависят от количества обработанных документов, ежемесячно проверять акты и отчеты на предмет их разумности и соответствия действительности;

Не оставляйте ведение учета без внимания, поддерживайте постоянную связь с ответственным сотрудником компании, напоминая о себе и своих задачах, это позволит повысить приоритет ваших задач над задачами других клиентов, которых обычно у закрепленного за вами бухгалтера несколько;

Каждый отчетный период инициируйте встречу, где вам должны объяснить все особенности вашего учета и отчетности, чтобы избежать недопонимания и возможных сюрпризов с учетом;

Многие компании предоставляют услугу Приходящего бухгалтера — когда закрепленный за вами специалист работает на территории заказчика в согласованные с ним сроки. При этом он выполняет наиболее ответственные работы и осуществляет контроль за работой штатных специалистов, нанятых для обработки первичной документации, это позволит существенно сэкономить средства и повысить конфиденциальность бизнеса, а так же его конфиденциальность;

Поскольку в компании ведение учета является бизнес процессом, он четко зарегламентирован и может быть описан в договоре и приложениях к нему, что защитит вас от недобросовестности сотрудников. По этому уделите достаточное внимание тексту договора при его заключении;

Аутсорсингу быть:

И хотя этот вид организации работы бухгалтерии существует давно, для России он все еще может считаться чем-то необычным, вызывающим больше вопросов чем признания и одобрения.

Несмотря на некоторые нюансы в организации сотрудничества с профессиональной бухгалтерской компанией, стоит отметить что все же это именно сотрудничество, в успешности которого обе стороны равно заинтересованы, что положительно сказывается на развитии бизнеса.

Стоит задуматься над передачей бухгалтерских функций на аутсорсинг!

Более подробную информацию об услугах, оказываемых нашим агентством можно получить в разделе УСЛУГИ или связавшись удобным для Вас способом в разделе КОНТАКТЫ.

РосФирм.Рейтинг